Come inviare e ricevere Fax online senza un fax o una linea telefonica

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  • Alcune aziende potrebbero non accettare i documenti tramite e-mail, costringendo a inviarli via fax. Se sei costretto a inviare un fax, puoi farlo gratuitamente dal tuo computer.

Come funzionano i fax e perché sono scomodi

I fax sono tutti collegati alle normali linee telefoniche. Quando si utilizza un apparecchio fax standard, tale apparecchio telefax invia una chiamata al numero specificato. L’apparecchio fax al numero di destinazione risponde e il documento viene trasmesso tramite una chiamata telefonica.

Questo processo è stato inventato prima di Internet e sembra ridicolmente arcaico a questo punto. Per eseguire un fax, una persona può digitalizzare un documento, stamparlo e scansionarlo nel fax che lo invia sulla linea telefonica. La persona che riceve il fax può quindi eseguire la scansione del documento inviato via fax e trasformarlo in un file digitale.

Idealmente, potresti inviare un documento tramite e-mail o un metodo online più sicuro. Molte aziende considerano il fax un metodo sicuro per la trasmissione di documenti, ma in realtà non lo è: se qualcuno stesse ficcanasando sulla linea telefonica, potrebbe facilmente intercettare tutti i documenti inviati via fax.

Non c’è modo di connettersi ad un apparecchio fax direttamente su Internet, poiché il fax è collegato solo alle linee telefoniche. Per eseguire un fax online, avremo bisogno di una sorta di gateway che accetti i documenti via internet e trasmetta il documento a un apparecchio fax. Ecco dove arrivano i servizi sottostanti. Dà loro un documento e si occuperanno del fastidioso compito di comporre il fax e inviare il tuo documento attraverso la linea telefonica.

Potresti inviare fax solo con il tuo computer

Potresti saltare i servizi sottostanti, ovviamente. Microsoft Windows contiene anche un’applicazione “Fax e scanner di Windows” che ti permette di inviare fax. Il problema è che avresti bisogno di un computer collegato ad una rete telefonica. Ciò significa che avresti bisogno di un modem fax dial-up. Avresti anche bisogno di una connessione telefonica fissa e dovresti dire alle persone di lasciare il telefono libero quando invii il fax, proprio come i vecchi dial-up Internet. Ovviamente, se si invia un fax, bisogna pagare una tariffa dedicata sulla bolletta del telefono.

Questo ovviamente non è l’ideale. Certo, se hai bisogno di inviare parecchi fax, vai avanti e acquista un fax o un modem e collegalo alla tua rete fissa.

Scansiona il tuo documento o usa un file digitale esistente

Il processo di base è semplice. Innanzitutto è necessario eseguire la scansione del documento che si desidera inviare via fax, proprio come se si volesse inviare un’e-mail. Se non si dispone di uno scanner, ti consiglio di provare la scansione con lo smartphone. Se il documento si trova già sul tuo computer, non hai bisogno di scansionare nulla. Segui questa guida per scansionare il documento con il tuo smartphone.

Con il documento ora in formato digitale, è ora possibile inviarlo ad un servizio che lo inoltri per voi.

Invia fax online, gratis

Ci sono così tanti servizi di fax online che è difficile prendere una decisione su quale scegliere. La prima cosa da considerare è che tipo di utente sei, quanto spesso dovrai inviare fax e quali funzionalità ti occorrono.

Power User: RingCentral Fax

Se invii sempre fax sensibili o lavori per un’azienda e stai cercando di scegliere un servizio, RingCentral Fax, che è parzialmente di proprietà di Cisco e AT & T, è probabilmente la scelta migliore per le tue esigenze, soprattutto dal momento che hanno molte funzioni di sicurezza e supporto per più utenti con linee fax separate.

Ha tutte le funzionalità che puoi immaginare, incluse le integrazioni con Outlook, Google Drive, DropBox ecc… e puoi persino ottenere un numero verde. Ha anche un sacco di funzioni di sicurezza che sarebbero utili per le aziende o le persone che trasmettono informazioni sicure. Ovviamente, se vuoi solo inviare alcuni fax, puoi iscriverti ad uno dei loro piani economici che partono da $7 al mese, e poi annullare dopo un mese o due.

Utente occasionale

Se hai bisogno di inviare fax occasionalmente, ti consigliamo MyFax, che ti permette di inviare fino a 10 documenti senza dover pagare. Se hai bisogno di inviare più pagine ogni mese è possibile eseguire l’aggiornamento ad un piano regolare. Dovrai confermare il tuo indirizzo e-mail per inviare il fax gratuitamente.

Ricezione di fax

Se hai bisogno di ricevere fax, dovrai registrarti ad un servizio a pagamento. Il servizio dovrà stabilire un numero di telefono dedicato per la linea fax e questo costa un bel po’. RingCentral, MyFax e molti altri servizi lo faranno solo se paghi.

Per fortuna, dovresti almeno essere in grado di ottenere una prova gratuita. Ad esempio, RingCentral offre 30 giorni di ricezione fax gratuita.

Ci sono molti servizi fax da utilizzare e se hai solo bisogno di inviare il fax occasionalmente, puoi farlo gratuitamente, ma se vuoi ricevere un fax, finirai per dover registrare un account premium.

Autore del blog Digitalart. Programmatore con la passione per i computer, dolci e la cucina in generale. Ama cimentarsi in produzioni grafiche e scrivere articoli interessanti.

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